1.
Pertemuan
A. Pengertian
Pertemuan
Pertemuan
merupakan forum yang sangat penting untuk menghimpun bahan-bahan. Pertemuan
dalam dunia usaha dapat dilakukan oleh pimpinan dengan stafnya, tetapi dapat
dilakukan diantara staf sendiri untuk menyusun usulan atau bahkan pertemuan
pleno yang dapat mempertemukan semua unsur yang ada.Namun pertemuan tidak hanya
dimaksudkan untuk mengambil keputusan tetapi juga untuk mendapatkan kesamaan
pendapat.
B.
Bentuk-bentuk Pertemuan
Adapun
bentuk pertemuan seperti dibawah ini
1.
Sidang
Sidang
dapat dipahami sebagai kegiatan pertemuan, yang diselenggarakan oleh suatu
organisasi yang bersifat rutin dalam suatu masa jabatan.
2.
Forum
Adalah
arena terbuka dimana peserta diberi kesempatan untuk ikut serta berbicara,
sebagai penyaluran perasaan dan pendapat. Dapat terjadi bahan dari seseorang,
yang ditanggapi peserta lain dalam bentuk pertanyaan dan komentar. Contohnya:
Forum Rektor, Forum Mahasiswa Semarang
3.
Kongres
Adalah
suatu jenjang pengambilan keputusan yang tertinggi dari suatu organisasi yang
diadakan selama periode tertentu. Ada pertanggungjawaban pengurus kepada
segenap anggota. Pergantian personalia kepengurusan serta penetapan program.
Dasar-dasar organisasi hanya dapat diubah dan ditetapkan oleh kongres . Contoh
: Kongres Partai Tulang Belulang
4.
Konperensi
Adalah
pertemuan sekelompok orang untuk membahas masalah penting . Konperensi studi
pendalaman bahan misalnya sebagai masukan menjelang kongres . Contoh:
Konperensi Meja Bundar, Konperensi Asia-Afrika
5. Simposium
Adalah ceramah oleh
lebih dari satu orang penyaji.Masing-masing penceramah disebut sebagai
pemrasaran, menyampaikan dulu kertas kerjanya, menyoroti suatu judul dari sudut
tertentu. Disertai penyanggah utama, yg menyiapkan bahan tertulis, karena
sebelumnya sudah saling kontak. Peserta lain bisa juga sebagai penyanggah.
Kemudian pemrasaran mengajukan replik jawaban atas tanggapan para penyanggah
6.
Lobbying
Adalah bagian tak resmi dari suatu forum persidangan tetapi diluar
forum tersebut. . Semula terjadi di Lobby Hotel atau di Lobby balai pertemuan.
Ada kaitannya dengan pokok yang sedang dibicarakan, clearance, pencairan atau
bahkan “dagang sapi”. Mempunyai maksud mempengaruhi atau menolong pembicaraan
di forum resmi.
7.
Diskusi Panel
Adalah sekelompok kecil, misalnya 6 orang, mendiskusikan suatu
masalah dihadapan suatu kelompok yang lebih besar yang mendengarkan dan
mengikuti diskusi tersebut walau tidak terlibat langsung selama 15-40 menit,
kemudian selama 20-60 menit hasil diskusi tersebut dibahas dalam pleno. Proses
yang kedua tidak boleh mengulangi atau mementahkn proses yang pertama,
sebaliknya proses yang kedua adalah pematangan. Kesimpulan tidak harus satu
pendapat, pendapat dapat lebih dari satu asal cukup mendasar secara nalar.
3.
Komunikasi dalam pertemuan dan rapat
·
Dalam pertemuan dan rapat seluruh
peserta harus menyadari posisinya dalam forum itu. Tiap peserta hendaknya :
- Mampu berkomunikasi dengan jujur, terbuka dan bertanggung jawab
- Mampu berperan sebagai komunikator yang baik tapi tidak memonopoli pembicaraan
- Mampu berperan sebagai komunikan yang sangat responsif namun tidak emosional
·
Mampu mengendalikan diri Setelah
rapat berhasil membuat keputusan dan menyusun kesimpulan maka hasil tersebut
harus di komunikasikan kepada peserta dan hasil dari rapat tersebut dapat
dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.
·
Mendengarkan dengan baik, dalam
psikologi dikenal dengan istilah mendengar sepenuh hati. Berikut ini izinkan
saya mengutip 5 (lima) tekhnik yang di tawarkan oleh James K. Van Fleet agar kita bisa mendengar sepenuh hati sehingga orang lain
mau membuka diri kemudian mau berbicara dengan kita.
·
Melihat kepada orang yang berbicara.
· 1. Jangan sampai kita terusik oleh apa
pun juga, orang yang sedang berbicara akan segera mengetahui kurangnya
perhatian kita dan akan kecewa karenanya.
· 2. Tunjukkan minat pada apa yang ia
katakan.
· 3.
Jangan ucapkan sepatah kata pun,
anggukkan saja kepala kita dan senyumlah jika perlu.
· 4.
Condongkan badan ke arah orang itu.
·
Ini menunjukkan kepedulian mendalam
pada apa yang dikatakan oleh orang tersebut.
·
Gunakan umpan balik agar ia tetap
berbicara
·
Kita dapat menunjukkan kepedulian
kita dan menjaga agar lawan bicara tetap berbicara dengan mengatakan hal-hal
seperti, ohh…, ya… saya tahu… itu memang benar, dan lain – lain.
·
Ajukan pertanyaan bila perlu
·
Yang perlu kita lakukan hanya
bertanya, misal “Lantas apa yang Anda katakan padanya?” atau, “Kemudian, apa
yang Anda lakukan?” Itu sudah cukup untuk tidak membuat orang lain kecewa, dan
menjaga agar orang itu tetap berbicara untuk jangka waktu tak terbatas.
·
Selain 5 (lima) tekhnik diatas, ada
tambahan 2 (Dua)tekhnik lagi dari Les Giblin untuk melengkapi
teknik-teknik yang ditawarkan James.
·
Tetap mengikuti bahan percakapan si
pembicara
· 1. Jangan mengganti bahan percakapan
yang sedang dikemukakan orang lain sebelum dia selesai, tidak peduli apakah
kita tidak sabar ingin memulai bahan percakapan baru.
2. Gunakan kata-kata si pembicara
untuk menyampaikan pendapat kita sendiri
Setelah orang lain selesai bicara,
ulangi kembali kepadanya bebera hal yang dikatakannya. Ini bukan hanya
membuktikan bahwa kita mendengarkan, melainkan juga merupakan cara yang baik
untuk mengemukakan gagasan kita tanpa perlawanan. Awali beberapa komentar kita
sendiri, dengan, “Sebagaimana yang telah Anda katakan…” atau, “Ini tepat
seperti yang Anda katakan…”
Komunikasi sangat penting dalam
berprilaku berorganisasi. Komunikasi yang sangat penting ini terkadang jarang
dimengerti secara jelas sehingga menimbulkan beberapa hambatan. Dalam praktek
berorganisasi komunikasi yang efektif merupakan prasyarat bagi terbinanya kerja
sama yang baik untuk mencapai tujuan organisasi.
Informasi adalah sah dalam proses
komunikasi, karena informasi itulah yang menentukan tujuan yang hendak dicapai.
Namun demikian informasi juga bisa menjadi faktor gagalnya komunikasi.
Beberapa
informasi yang menimbulkan reaksi-reaksi negatif terhadap komunikasi adalah :
1. Informasi tidak tertangkap
2. Membuat kesalahan
3. Menunda atau menumpuk
pekerjaan
4. Penyaringan
5. Hanya menangkap garis
besarnya saja
6. Melemparkan tugas pada orang
lain
7. Menghindari informasi
Keberhasilan komunikasi juga sangat
ditentukan oleh dukungan, empati, keterbukaan, sikap positif dan kebersamaan
antara komunikator dan komunikan. Sementara itu komunikasi adalah sumber hidup
perusahaan dan sarana untuk mencapai serta mewujudkan sesuatu yang dikehendaki.
Komunikasi cenderung lebih kepada suatu teknik daripada sikap.
Pesan mengalirkan maksud,
perencanaan, motif maupun nilai-nilai dari satu individu kepada individu lain,
dari kelompok manusia yang satu ke kelompok manusia yang lain.
Bagi
dunia bisnis, pesan merupakan simbolisme dari suatu produk, tujuan-tujuan maupun
pola-pola interaksi bisnis. Komunikasi didefinisikan sebagai proses pengiriman
dan penerimaan pesan-pesan. Istilah pesan verbal adalah alat pengiriman pesan
melalui tulisan ataupun bahasa lisan. Banyak cara komunikasi lisan yang
dipergunakan dalam dunia bisnis. Tentu saja anda akan dipusingkan dengan
cara-cara yang lainnya termasuk didalamnya rapat-rapat, obrolan setelah makan
siang, penjualan produk atau pelayanan, bimbingan karyawan dan menghitung
tugas-tugas lain dalam komunikasi lisan yang menjadi bagian dalam pengalaman
kerja.
No comments:
Post a Comment